Administración de condominios en México

Casi todas las leyes estatales de propiedad en condominio reparten las facultades de la misma forma. Conviene tenerlo claro porque define quién puede decidir qué, y evita la discusión más común de todas: el condómino que le exige al administrador algo que el administrador no está facultado para autorizar solo.

Un condominio puede nombrar administrador a uno de sus propios condóminos o contratar a una administradora profesional. Es la decisión estructural más importante que toma una asamblea y casi siempre se toma mirando el costo, que es la parte fácil de comparar.

La administración interna sale más barata en efectivo y funciona mientras el edificio sea chico y el vecino que aceptó el cargo tenga tiempo. Suele romperse en el mismo punto: una sola persona no sostiene el trabajo administrativo y la disponibilidad al mismo tiempo, y cuando renuncia se lleva todo lo que sabía, porque nada quedó escrito.

La administración profesional cuesta y trae método: contabilidad separada, proveedores con historial, un informe que el comité de vigilancia puede revisar. Lo que no resuelve sola es la carga de atención —una administradora con veinte edificios recibe los mensajes de veinte edificios—, y ahí es donde el servicio se siente lento aunque las cuentas estén impecables.

Tres preguntas que conviene hacer antes de firmar:

La cuota de cada condómino se calcula normalmente sobre su indiviso: el porcentaje de participación que la escritura constitutiva le asigna a la unidad sobre el total del condominio, ligado casi siempre a la superficie. No es un monto igual para todos, y esa es la primera fuente de reclamos cuando alguien compara su recibo con el del vecino.

Se distingue la cuota ordinaria —el gasto corriente del mes: vigilancia, intendencia, agua, luz de áreas comunes, elevadores, jardinería— de la extraordinaria, que la asamblea aprueba para una obra puntual y se prorratea aparte. Muchos condominios sostienen además un fondo de reserva, que es lo que evita que cada falla del elevador se convierta en una cuota extraordinaria.

La morosidad es el problema que más cita cualquier administrador en México, y las vías legales para atacarla son limitadas y cambian según el estado. Antes de llegar ahí casi siempre queda margen en lo operativo: un estado de cuenta claro que llegue el mismo día de cada mes, un recordatorio antes del vencimiento y no después, y un lugar donde el condómino pueda preguntar cuánto debe sin tener que llamar a nadie. Una parte grande de la mora no es negativa a pagar, es olvido.

La asamblea ordinaria es la cita anual donde se aprueban las cuentas del ejercicio y el presupuesto del siguiente, y donde se ratifica o se cambia al administrador. La extraordinaria se convoca para lo que no puede esperar: una obra mayor, una modificación al reglamento interno, la remoción del administrador.

Los requisitos de convocatoria, quórum y votación los fijan la ley del estado y el reglamento interno del condominio, y difieren lo suficiente entre entidades como para que no exista una regla general que sirva: hay que leer la ley local. Lo que sí es común a todas es la consecuencia de equivocarse, porque una asamblea mal convocada es impugnable, y con ella todo lo que aprobó.

En la práctica el trabajo del administrador alrededor de la asamblea empieza semanas antes: reunir el soporte de la cuenta, armar el presupuesto, entregar la convocatoria y confirmar asistencia para llegar al quórum. Es la parte del año donde la comunicación pesa más y donde más se nota si el condominio tiene una forma ordenada de hablar con sus condóminos.

Si le preguntas a un administrador mexicano en qué se le va la semana, casi nunca dice «en la contabilidad». Dice que en el teléfono.

El patrón se repite edificio por edificio: un grupo de WhatsApp por torre donde conviven los avisos, las quejas y conversaciones que no tienen nada que ver; mensajes directos a cualquier hora; la misma pregunta —cuánto debo, a qué hora viene el de la alberca, dónde está el reglamento— repetida por personas distintas; y en medio de todo eso, la solicitud que sí importaba, tres pantallas más arriba.

El costo no es solo el tiempo del administrador. Es que el condominio no queda con registro de nada: qué se pidió, quién lo pidió, si se resolvió. Cuando cambia el administrador esa historia no existe, y el que llega vuelve a preguntar todo.

Eloria atiende esa parte y no las otras: no es un sistema contable y no intenta reemplazar el tuyo.

Los condóminos escriben por WhatsApp, que es donde ya están y donde no hay nada que instalar. Eloria responde con la información del condominio —el reglamento interno, los horarios de las áreas comunes, los avisos vigentes—, levanta la solicitud cuando hace falta un proveedor o una decisión tuya, y te la escala. Todo queda registrado por unidad y por caso, así que el historial le sobrevive al cambio de administrador.

Y habla en el vocabulario de México: cuota de mantenimiento, condóminos, áreas comunes, comité de vigilancia. No la traducción del vocabulario de otro país.