Administración de propiedad horizontal en Colombia

La Ley 675 reparte la dirección y administración entre tres órganos, y buena parte de los conflictos internos vienen de no tener claro que el consejo no administra ni el administrador decide lo que la ley reserva a la asamblea.

Este es el punto que distingue a Colombia del resto de la región y la razón por la que esto no es una fila más en un glosario de vocabulario: apenas se registra la escritura del reglamento, nace una persona jurídica de naturaleza civil y sin ánimo de lucro, distinta de cada propietario. Su nombre es el del edificio o conjunto y su patrimonio lo forman las expensas ordinarias y extraordinarias, las multas, los intereses y el fondo de imprevistos.

La consecuencia práctica es que el administrador no actúa a título personal ni en nombre de "los propietarios" como grupo difuso: actúa como representante legal de esa persona jurídica, y los contratos y actos que firma en ejercicio de sus funciones se radican en ella, no en él. Eso es lo que le permite, por ejemplo, demandar a un moroso en nombre del conjunto sin que cada propietario tenga que ser parte del proceso.

La persona jurídica también tiene la calidad de no contribuyente de los impuestos nacionales y del impuesto de industria y comercio en lo relacionado con su objeto —administrar los bienes y servicios comunes—, algo que sorprende a quien llega de un país donde el edificio no es sujeto tributario aparte.

El consejo de administración no siempre existe. En los conjuntos y edificios de uso residencial es potestativo: el reglamento decide si se crea o no. Es obligatorio, en cambio, en los de uso comercial o mixto que tengan más de treinta bienes privados, sin contar parqueaderos ni depósitos.

Cuando existe, deliberará y decidirá con la presencia de la mayoría de sus miembros —salvo que el reglamento exija un quórum mayor— y sus decisiones no se pesan por coeficiente de copropiedad como en la asamblea, sino por cabeza. Lo que no puede hacer, aunque el reglamento se lo permita en la práctica, es tomar decisiones reservadas por ley a la asamblea: fijar o subir cuotas, imponer sanciones que el reglamento no contemple ya, o reformar el reglamento mismo.

La cuota se calcula sobre el coeficiente de copropiedad de cada bien privado —el porcentaje que la escritura le asigna sobre el total—, y se distingue la expensa ordinaria, el gasto corriente y previsible del mes, de la extraordinaria, que la asamblea aprueba para algo puntual y que, si supera cuatro veces el valor de las expensas necesarias mensuales durante el período presupuestal, necesita mayoría calificada del 70% de los coeficientes, no la mayoría simple de cualquier decisión ordinaria.

La ley obliga además a constituir un fondo de imprevistos, financiado con un recargo de al menos el 1% sobre el presupuesto anual de gastos comunes más multas e intereses. La asamblea puede suspender ese cobro cuando el fondo ya acumuló la mitad del presupuesto ordinario del año, y el administrador solo puede disponer de esos recursos con la aprobación previa de la asamblea.

Es, como en cualquier país de la región, el problema que más cita cualquier administrador. La diferencia colombiana es la herramienta: el artículo 48 de la Ley 675 convierte la certificación de deuda que expide el propio administrador en título ejecutivo, sin necesidad de pagaré, letra de cambio ni ningún otro documento firmado por el moroso, y sin pasar antes por un proceso declarativo que reconozca la deuda.

Con ese certificado el administrador puede acudir directamente a un juez civil a iniciar el proceso ejecutivo, y la ley lo faculta para hacerlo por iniciativa propia, sin pedir autorización a la asamblea ni al consejo. La acción para cobrar cada cuota prescribe a los cinco años desde que se hizo exigible, y corre cuota por cuota: dejar envejecer la cartera sin actuar es lo que termina cerrando esa vía.

Antes de llegar a un juzgado casi todo se resuelve igual que en cualquier mercado: una cuenta que llegue a tiempo, un recordatorio antes del vencimiento y un lugar donde el propietario pueda revisar cuánto debe sin tener que preguntarle a la portería.

La asamblea ordinaria se reúne al menos una vez al año, convocada por el administrador con al menos quince días calendario de anticipación, para aprobar cuentas y presupuesto. Si no se convoca, se reúne igual por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al cierre del período presupuestal.

Sesiona válidamente con más de la mitad de los coeficientes y decide con la mitad más uno de los representados, salvo las diez decisiones que la ley reserva a mayoría calificada del 70% de la totalidad de los coeficientes del conjunto —entre ellas reformar el reglamento, desafectar un bien común o liquidar la propiedad horizontal—. Ninguna decisión, salvo la extinción de la propiedad horizontal, puede exigir un porcentaje mayor al 70%: si el reglamento fija uno más alto, esa cláusula se entiende no escrita.

Sus decisiones, tomadas conforme a la ley y al reglamento, obligan a todos los propietarios, incluidos los ausentes y los que votaron en contra. Eso es lo que hace tan costoso convocar mal una asamblea: una convocatoria irregular deja sin efecto lo que se aprobó en ella.

Pregúntale a un administrador en Bogotá, Medellín o Cali en qué se le va la semana y la respuesta rara vez es la rendición de cuentas al consejo. Es el chat.

El patrón se repite conjunto por conjunto: un grupo de WhatsApp por torre donde conviven el aviso de la administración, el reclamo por ruido y la misma pregunta —cuánto debo, cuándo viene el técnico del ascensor, qué dice el reglamento sobre las mascotas— repetida por copropietarios distintos. La solicitud que sí necesitaba una decisión del consejo queda tres pantallas más arriba.

El costo no es solo el tiempo del administrador: es que el conjunto no queda con registro de nada. Cuando cambia la administración esa historia no se traspasa, y el consejo vuelve a preguntar todo desde cero.

Eloria atiende esa parte y no las otras: no reemplaza la contabilidad de la persona jurídica ni el software de gestión que ya usa la administración.

Los copropietarios escriben por WhatsApp, que es donde ya están. Eloria responde con la información real del conjunto —el reglamento de propiedad horizontal, los horarios de las áreas comunes, los avisos vigentes—, levanta el caso cuando hace falta un proveedor o una decisión del consejo, y te lo escala. Todo queda registrado por unidad y por caso, así que el historial sobrevive a un cambio de administrador.

Y habla en el vocabulario del conjunto: propiedad horizontal, copropietarios, cuota de administración, cartera. No la traducción de lo que se dice en otro país.