Administración de consorcios en Argentina

La ley reparte las facultades entre tres figuras, y la mayor parte de los conflictos internos vienen de no entender que el consejo no administra ni el administrador puede decidir solo lo que la asamblea no le delegó expresamente.

El Código Civil y Comercial de 2015 hizo obligatoria la figura del consejo de propietarios, que antes era opcional y casi nadie lo constituía. Desde entonces todo consorcio tiene que tener uno, integrado por al menos un propietario en edificios de hasta diez unidades, y por al menos tres en los de más de diez.

El consejo no administra: fiscaliza. Su tarea es controlar al administrador, revisar los libros, aprobar o rechazar cada rendición de cuentas antes de que llegue a la asamblea, y estar disponible para cualquier propietario que quiera consultar la documentación del consorcio. Es también quien convoca la asamblea si el administrador no lo hace, y el que puede iniciar una acción judicial para removerlo si hay irregularidades graves.

En la práctica muchos consorcios tienen consejo en el papel y no en los hechos: nombres que figuran en un acta pero que no revisan nada. Eso hasta que aparece un problema y se descubre que nadie estaba mirando.

El consorcio puede elegir a uno de sus propietarios como administrador o contratar a un administrador profesional. La decisión suele tomarse mirando solo el costo, que es el parámetro más fácil de comparar.

La administración ad honorem por un propietario funciona mientras el edificio sea chico, el vecino que aceptó tenga disponibilidad y los demás respeten su tiempo. Se rompe casi siempre en el mismo lugar: la persona no puede sostener la carga administrativa y la atención al mismo tiempo, y cuando renuncia se lleva consigo todo lo que sabía, porque nada quedó registrado en ningún lado.

El administrador profesional cobra honorarios —generalmente un porcentaje de las expensas ordinarias o un monto fijo por unidad— y trae método: rendiciones prolijas, archivo ordenado, proveedores con antecedentes. Lo que no siempre resuelve es la disponibilidad: un administrador con veinte edificios recibe consultas de veinte edificios, y ahí el tiempo de respuesta pasa a ser el problema más citado, incluso cuando las cuentas sean impecables.

Tres preguntas que vale la pena hacer antes de contratar:

Las expensas ordinarias cubren los gastos corrientes del mes: encargado, limpieza, luz de espacios comunes, ascensores, mantenimiento programado, seguros, honorarios del administrador. Se calculan sobre el porcentaje de cada unidad funcional, que figura en el reglamento de copropiedad y suele estar ligado a la superficie, aunque no siempre de forma estrictamente proporcional.

Las expensas extraordinarias las aprueba la asamblea para gastos puntuales y no recurrentes: una obra, una reparación mayor, un gasto imprevisto que no entra en el fondo de reserva. Se prorratean aparte y no forman parte del presupuesto ordinario anual.

El fondo de reserva es lo que evita que cada rotura se convierta en una expensa extraordinaria. La ley no fija un porcentaje mínimo, pero la práctica indica al menos un 5% de las expensas ordinarias, y la asamblea puede decidir un monto mayor. Ese fondo lo administra el administrador, pero solo puede usarse para reparaciones y mejoras que la asamblea o el reglamento autoricen, no para cubrir déficit de gestión.

La morosidad en las expensas es el problema que cita cualquier administrador argentino como el más frecuente y el más desgastante. La herramienta de cobro es el juicio ejecutivo: el certificado de deuda extendido por el administrador del consorcio tiene fuerza ejecutiva, lo que permite iniciar el reclamo judicial sin tener que pasar primero por un juicio ordinario que reconozca la deuda. Eso no significa que el proceso sea rápido —la Justicia en lo Civil en Capital Federal y en las provincias puede demorar años— pero al menos es la vía más directa.

La acción de cobro de cada expensa prescribe a los dos años desde su vencimiento. Dejar pasar ese plazo sin accionar es lo que vuelve incobrable una deuda que era ejecutable, y es uno de los reclamos más comunes que los propietarios al día le hacen al administrador cuando se enteran de que el consorcio perdió la posibilidad de cobrar.

Antes de llegar a tribunales casi todo margen está en la operación: un resumen de cuenta que llegue el mismo día de cada mes, un recordatorio antes del vencimiento, y un lugar donde el propietario pueda consultar su saldo sin tener que llamar al administrador o pasar por la portería. Buena parte de la mora no es mala fe, es desorganización.

La asamblea ordinaria debe reunirse al menos una vez al año, dentro de los primeros cuatro meses del ejercicio, para aprobar la rendición de cuentas del período anterior y el presupuesto del siguiente. La convocatoria debe cursarse con al menos diez días de anticipación, indicando lugar, fecha, hora y orden del día. Si no hay quórum en primera convocatoria —mayoría de propietarios presentes— se pasa a segunda convocatoria media hora después, y ahí la asamblea sesiona válidamente con los propietarios que estén, sin mínimo.

Las decisiones se adoptan por mayoría de los presentes, computada según el porcentaje de cada unidad funcional, salvo las reformas al reglamento de copropiedad y las obras que importen una innovación o una modificación estructural, que requieren dos tercios de los presentes en primera convocatoria o mayoría absoluta de propietarios en segunda.

Una asamblea mal convocada, sin el tiempo de antelación que exige la ley o sin incluir en la convocatoria el tema que luego se votó, es impugnable judicialmente, y con ella caen todas las decisiones que adoptó. Por eso la prolijidad en la convocatoria y en las actas no es formalismo: es lo que le da validez a lo que se resuelve.

Preguntale a un administrador de consorcios en Buenos Aires, Córdoba o Rosario en qué se le va la semana y casi nunca dice «en las rendiciones». Dice que en el teléfono.

El patrón se repite edificio por edificio: un grupo de WhatsApp por consorcio donde conviven el comunicado del administrador, el reclamo por filtraciones, la pregunta de siempre —cuánto debo, a qué hora viene el plomero, qué dice el reglamento sobre las mascotas— repetida por propietarios distintos, y en medio de todo eso la solicitud que sí necesitaba aprobación de la asamblea, enterrada tres pantallas más arriba.

El costo no es solo el tiempo del administrador. Es que el consorcio no queda con registro de nada. Cuando cambia el administrador, esa historia no existe: qué se pidió, quién lo pidió, si se resolvió. Y el que llega arranca de cero, preguntando todo otra vez.

Eloria atiende esa parte y no las otras: no es un sistema contable y no reemplaza tu software de gestión.

Los propietarios escriben por WhatsApp, que es donde ya están. Eloria responde con la información del consorcio —el reglamento de copropiedad, los horarios de las áreas comunes, los avisos vigentes—, levanta el caso cuando hace falta un proveedor o una decisión del consejo o de la asamblea, y te lo escala. Todo queda registrado por unidad y por caso, así que el historial sobrevive a un cambio de administrador.

Y habla en el vocabulario del consorcio: expensas, propietarios, consejo de propietarios, encargado. No la traducción de lo que se dice en Chile o en México.