Administración de edificios en Perú

La ley nacional fija el marco general, pero el reglamento interno de cada edificio tiene más peso del que tendría en Colombia o Chile. Conviene entender la división porque define quién puede decidir qué, y evita el malentendido más común: que el administrador pueda autorizar por su cuenta algo que la junta no le delegó.

Un edificio puede nombrar administrador a uno de sus propios propietarios o contratar una empresa administradora. Es la decisión más estructural que toma una junta, y casi siempre se toma mirando el costo inmediato, que es lo más fácil de comparar.

La administración interna por un propietario es la forma más común en edificios más antiguos, en provincias y en distritos de Lima fuera de la zona financiera. Sale más barato en efectivo y funciona mientras el edificio sea pequeño y el vecino que aceptó el cargo tenga tiempo disponible. El problema aparece cuando esa persona ya no puede o no quiere seguir: todo lo que sabía —qué proveedores trabajan bien, qué unidades deben, qué arreglos se hicieron y por qué— se va con ella, porque nada quedó documentado.

La administración profesional cuesta más y trae método: informes mensuales, proveedores con antecedentes, una contabilidad ordenada que el comité puede revisar. Lo que no siempre resuelve es la disponibilidad: si una administradora atiende quince o veinte edificios, el tiempo de respuesta puede ser lento aunque las cuentas estén al día. Y si el edificio no tiene un contrato claro de servicios, puede terminar pagando por un administrador que solo aparece el día de cobro.

Antes de contratar vale la pena preguntar:

La cuota mensual de cada propietario se calcula normalmente sobre su porcentaje de participación en el edificio, fijado en la escritura de propiedad y ligado casi siempre a la superficie de la unidad. No es un monto igual para todos, y esa diferencia sorprende a quien compra su primer departamento y compara su recibo con el del vecino.

Se distingue la cuota ordinaria —el gasto corriente y previsible del mes: vigilancia, limpieza, agua, luz de áreas comunes, ascensores, jardinería— de la cuota extraordinaria, que la junta aprueba para algo puntual: una reparación mayor, una obra, un gasto no previsto en el presupuesto anual.

Muchos edificios sostienen además un fondo de reserva, aunque la ley no fija un porcentaje mínimo obligatorio como en Colombia o Chile. Ese fondo es lo que evita que cada avería del ascensor se convierta en una cuota extraordinaria de emergencia. En la práctica, los edificios que no tienen fondo de reserva viven de crisis en crisis.

La morosidad es el problema que más cita cualquier administrador peruano. La Ley 27157 y su reglamento permiten que la junta de propietarios, representada por su presidente y con la documentación de respaldo requerida, inicie un proceso ejecutivo para cobrar las cuotas ordinarias y extraordinarias impagas, sin necesidad de pasar primero por un juicio declarativo. Es una herramienta similar al título ejecutivo colombiano o al certificado de deuda chileno, aunque menos conocida y menos usada en la práctica.

El desafío no es tanto la falta de vía legal sino el costo y el tiempo que igual consume llevar un caso a tribunales, incluso por vía ejecutiva. Muchos edificios no accionan judicialmente hasta que la deuda acumulada justifique el esfuerzo, y para ese momento el moroso ya debe varios años de cuotas.

Antes de llegar a tribunales casi todo margen está en lo operativo: un estado de cuenta claro que llegue el mismo día de cada mes, un recordatorio antes del vencimiento, y un lugar donde el propietario pueda revisar cuánto debe sin tener que bajar a portería a preguntar. Una parte grande de la mora no es negativa a pagar, es desorden o falta de seguimiento.

La junta ordinaria es la reunión anual donde se aprueban las cuentas del ejercicio pasado y el presupuesto del siguiente, y donde se confirma o cambia al administrador. La junta extraordinaria se convoca para decisiones que no pueden esperar: una obra mayor, una modificación al reglamento interno, la remoción del administrador por causa grave.

Los requisitos de convocatoria, quórum y votación los fija el reglamento interno de cada edificio más que la ley nacional, y varían lo suficiente de un inmueble a otro como para que no exista una regla general que sirva. Lo que sí es común a todos es la consecuencia de equivocarse: una junta mal convocada, sin el tiempo de anticipación que exige el reglamento o con un quórum insuficiente para la decisión que se votó, es impugnable, y con ella todo lo que aprobó.

En la práctica, conseguir el quórum es el obstáculo más grande. Muchos propietarios no viven en el edificio —lo alquilan o lo tienen cerrado— y no asisten. Otros no se involucran hasta que hay un problema grave. Eso hace que la convocatoria y la confirmación de asistencia sean parte esencial del trabajo del administrador las semanas previas a la junta.

Pregúntale a un administrador peruano en qué se le va la semana y rara vez dice «en la rendición de cuentas». Dice que en el chat de los propietarios.

El patrón se repite edificio por edificio: un grupo de WhatsApp por torre donde conviven el aviso de corte de agua, el reclamo por ruido, la consulta sobre el reglamento, y la pregunta de siempre —cuánto debo, cuándo viene el técnico, a qué hora funciona la piscina— repetida por personas distintas. La solicitud que sí necesitaba una decisión de la junta queda enterrada dos pantallas más arriba.

El costo no es solo el tiempo del administrador: es que el edificio no queda con registro de nada. Qué se pidió, quién lo pidió, si se resolvió. Cuando cambia el administrador —porque renunció, porque la junta lo removió, o porque simplemente se cansó— esa historia no se traspasa, y el que llega vuelve a preguntar todo desde cero.

Eloria atiende esa parte y no las otras: no es un sistema contable y no reemplaza el software de gestión que ya uses.

Los propietarios escriben por WhatsApp, que es donde ya están. Eloria responde con la información real del edificio —el reglamento interno, los horarios de las áreas comunes, los avisos vigentes—, levanta el caso cuando hace falta un proveedor o una decisión de la junta, y te lo escala. Todo queda registrado por unidad y por caso, así que el historial sobrevive a un cambio de administrador.

Y habla en el vocabulario de Perú: cuota de mantenimiento, propietarios, junta de propietarios, áreas comunes. No la traducción del vocabulario de Argentina o México.